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制度建设
北京服装学院教育基金会档案、证书、印章管理规定
发布时间:2021-04-21
北京服装学院教育基金会档案、证书、印章管理规定
(草案)
第一章 总则
第一条 为了加强本会档案资料管理,充分发挥档案资料的作用,妥善保管证书和印章,根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和证书印章管理的有关规定,结合本会章程及实际情况,制定本办法。
第二章 档案管理
第二条 基金会档案包括:主要任职人员及工作人员个人档案、捐赠信息、会议记录、决议票据等,均作为机密文件进行保存。
第三条 基金会的归档资料实行“年度归档”制度,由基金会秘书处办公室专人管理。档案管理员根据基金会档案资料的形成特征,制定案卷类目,合理分类归档整理。
第四条 文书档案归档范围具体包括以下类别:
(一)收、发文件;
(二)各种形式的会议文件、纪要、记录材料;
(三)决定、规定、制度、办法、通报;
(四)工作、审计、会计报告材料;
(五)预决算、统计报表;
(六)合同、协议书;
(七)任免、聘任、奖励、处分材料;
(八)重要人员个人档案;
(九)发放证明及其他需要存档的具有参考价值的文件资料;
第五条 基金会理事有权申请查阅基金会会议记录和基金会决议记录,不能查阅其他备案人员的个人档案和捐赠信息。
第六条 档案不得借出,如有特殊需要,经秘书长批准,并办理登记手续后,方可查阅、摘抄、复印。查阅档案时,严禁在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。
第七条 个人档案信息如有变动,应迅速将更新资料寄送至秘书处进行修改。秘书处收到材料后须尽快更新相关信息。
第八条 档案的移交、销毁须由理事长审批,秘书长监交、监销。
第三章 印章的保管和使用
第九条 印章的启用或废止由理事会批准后方能生效。作废印章必须交秘书处封存或销毁。
第十条 印章由秘书处专人管理,并做好用章登记。印章的存放地点要求安全保险。印章管理人员要坚持原则,严格照章用印。
用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款,并仔细审阅文书内容,审查材料是否齐全。盖印位置要恰当,印迹要端正清晰。
第十一条 印章的使用范围 :
(一)用于以基金会名义发送的各种公文、文书材料、报表等;
(二)用于以基金会名义签订的合同、协议书、意向书等;
(三)用于基金会颁发的各种证件、证书、聘书、奖状、通知书等;
(四)用于基金会批准的申请表、申报材料;
(五)用于以基金会名义对外开具的各种证明。
第四章 证书的保管和使用
第十二条 登记证书由秘书处专人管理。
第十三条 证书管理人员必须认真负责、妥善保管、忠于职守,不得伪造、涂改、损毁、出借、转让、出租。
第十四条 登记证书上所记载的事项发生变更时,必须及时上报登记管理机关申请更换。
第十五条 登记证书如有遗失或污损,必须及时向秘书长汇报,并向登记管理机关申请补领、更换。如证书遗失,还要在报刊上刊登遗失作废声明。
第五章 附则
第十六条 本办法未尽事宜,按国家有关法律、法规和基金会章程的规定执行。
第十七条 本办法由北京服装学院教育基金会负责解释,自发布之日起实施。