北京服装学院校友会档案管理办法

第一章 总 则

第一条  为了全面遵守《北京服装学院校友会章程》，规范发展，保障校友会的合法权益，使校友会的档案管理更加规范，特制定本办法。

第二条  校友会各类行政收发文件，要统一由秘书处备案登记，随时收发，随时登记。

第三条  年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

第四条  调阅存管行政资料和正在撰写中的行政文件，要严格办理手续。秘书长批准后方可调阅。非校友会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长共同签字同意后，方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。

第五条  各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出校友会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第六条  各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。

第七条  归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第八条  公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文件材料的收集管理

第九条  坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知秘书处。

第十条  凡本校友会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由秘书处统一收集管理。

第十一条  由部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

（一）校友会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料向秘书处办理归档手续；

（二）本校友会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向秘书处办理归档手续。

第十二条  各部门专(兼)职档案管理人员的职责：

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；

（二）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向秘书处办好交接签收手续。

（三）承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第三章 归档范围

第十三条  重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十四条  相关部门发来的与本校友会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十五条  本校友会对外发文与有关单位来往的文件。

第十六条  本校友会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十七条  本校友会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十八条  本校友会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十九条  本校友会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第二十条  本校友会的历史沿革、大事记及反映本校友会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章 平时归卷

第二十一条  各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。

第二十二条  各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的'案卷类目'。'案卷类目'的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十三条  本办法由北京服装学院校友会秘书处负责解释。

第二十四条  本办法自公布之日起执行。